Guía detallada para Administraciones Anfitrionas

La persona responsable de la gestión diaria del Experto en la Administración Anfitriona deberá asegurarse de que se siguen cuidadosamente todos y cada uno de los pasos descritos en la siguiente guía:

1. Preguntas Previas

La Administración Anfitriona debe revisar las Preguntas Previas en la página web de IFSF y responder con precisión a las preguntas formuladas. Estas preguntas son pertinentes para garantizar que la Administración Anfitriona dispone de un marco interno adecuado para completar con éxito y eficacia un Programa IFSF. De ser necesario, contacte a la Secretaría IFSF.

2. Formulario de Solicitud de Asistencia IFSF

La Administración Anfitriona debe diligenciar en línea el Formulario de Solicitud de Asistencia IFSF y remitirlo a la Secretaría IFSF. Ésta, a su vez, enviará por correo electrónico a la Administración Anfitriona el acuse de recibo de dicho formulario de solicitud y comunicará el Formulario de Solicitud de Asistencia validado, el Nº de Programa IFSF asignado a dicha solicitud y una plantilla del Cuestionario sobre los Detalles el Programa IFSF previamente completadoen línea. 

3. Cuestionario sobre los Detalles del Programa IFSF

La Administración Anfitriona deberá revisar detenidamente la plantilla del Cuestionario sobre los Detalles del Programa antes de diligenciar y cumplimentarla en línea. La Administración Anfitriona podrá contactar a la Secretaría IFSF en relación a cualquier duda que le pueda surgir durante el proceso.

La Secretaría IFSF revisará el Cuestionario sobre los Detalles del Programa IFSF, lo validará y enviará a la Administración Anfitriona una copia validada. Ésta deberá ser impresa y firmada por el Director (o equivalente) de la Administración Anfitriona y, finalmente, devuelto a la Secretaría IFSF.

4. Gastos asociados a la implementación de Programas IFSF

Es responsabilidad directa de la Administración Anfitriona hacer frente a los gastos asociados a la implementación de Programas IFSF (por ejemplo, gastos diarios y de viaje, así como los posibles costes salariales y/o retribución que pueda convenir con el Experto). En caso de precisar de financiación adicional para poder sufragar los gastos asociados a la implementación de un Programa IFSF concreto y de no haber podido encontrar aún un donante dispuesto a realizar dicha aportación de fondos, deberá analizarse la situación y discutir los pasos a seguir con la Secretaría IFSF. Esta última está dispuesta a recurrir a su red de Administraciones Socias y donantes para ayudar a la Administración Anfitriona a encontrar esa financiación adicional. El Fondo de IFSF podría también cubrir una porción de los costos del programa.

5. Propuesta de designación de expertos

La Secretaría IFSF proporcionará a la Administración Anfitriona información detallada de Administraciones Socias con la posibilidad de desplegar a posibles Expertos o una lista potencial de expertos que cumplan los criterios esenciales establecidos en el Formulario de Solicitud de Asistencia IFSF.

6. Selección de Expertos

La Administración Anfitriona comunicará a la Secretaría IFSF su elección de Experto que conducirá el programa IFSF. La Secretaría IFSF coordinará una teleconferencia para que las partes discutan los siguientes pasos a seguir.

7. Objetivos e indicadores de impacto

La Administración Anfitriona, junto con la Administración Socia y/o el Experto deberán establecer claramente los objetivos e indicadores en base a los que se cuantificará y determinará el impacto del Programa IFSF, pudiendo elaborarlos en colaboración con y previa consulta al Experto y a la Secretaría IFSF. Asimismo, dichos objetivos e indicadores deberán quedar recogidos oportunamente en los Términos de Referencia del Programa IFSF de forma imperativa (véase Paso 9 a continuación). 

8. Gestión de posibles conflictos de intereses

Todas las partes intervinientes en un Programa IFSF deberán tener pleno conocimiento de las normas aplicables en el seno de la Administración Anfitriona a la que afecte el conflicto de intereses, ya aparezcan recogidas en la legislación oficial, reglamentos, códigos de conducta u otros cuerpos normativos. Asimismo, deberán tener conocimiento de las agencias u organismos (si difieren de la propia administración tributaria) responsables de gestionar situaciones de conflicto de intereses, de supervisar el procedimiento o mecanismo de gestión de los conflictos que puedan surgir y de las sanciones que resulten aplicables en dichos supuestos. Estas especialidades deberán reflejarse también en los Términos de Referencia del Programa IFSF.

Es responsabilidad de la Administración Anfitriona hacer saber al Experto acerca de sus obligaciones en materia de confidencialidad de la información, así como proveer lineamientos acerca del manejo adecuado de dicha información (por ejemplo, política de escritorios limpios) para asegurar que su obligación personal de confidencialidad de la información es mantenida. Las partes intervinientes deberían tener un entendimiento claro de cómo una supuesta infracción a la confidencialidad será abordada y esto deberá estar incluido en los Términos de Referencia. Cualquier asunto que involucre a un Experto activo requerirá que se involucre a la Administración Anfitriona y este proceso se deberá determinar de manera anticipada. Se requerirá también que el experto firme una declaración en la que manifieste no tener conflictos de interés así como un juramento de reserva/acuerdo de confidencialidad antes del inicio de un programa.

9. Términos de Referencia

Con la ayuda de la Secretaría IFSF, la Administración Anfitriona y la Administración Socia y el Experto acordarán los Términos de Referencia del Programa IFSF en cuestión. Los Términos de Referencia constituyen un acuerdo suscrito entre ambas partes. 

10. Comienzo de los Programas IFSF

Cada Programa IFSF comenzará en la fecha especificada en los Términos de Referencia. La visita no. 1 se podrá considerar misión de alcance. Se abordarán aquellos problemas que puedan surgir durante la implementación del programa directamente con el Experto y se informará oportunamente a la Secretaría IFSF. Por otra parte, cuando el Experto IFSF sea un funcionario en servicio activo, será conveniente coordinar y mantener en contacto a la Administración Socia.

11. Progreso de los Programas IFSF

Durante el progreso del Programa IFSF, la Administración Anfitriona debe cumplimentar Informe de Progreso del Programa IFSF después de al menos tres misiones para determinar su impacto sobre la base de los objetivos originarios y los indicadores de impacto definidos en los Términos de Referencia.

12. Conclusión y Evaluación de los Programas IFSF

Una vez el Programa IFSF llegue a su fin, la Administración Anfitriona debe cumplimentar en línea un formulario de Evaluación del Programa IFSF para determinar su impacto sobre la base de los objetivos originarios y los indicadores de impacto definidos en los Términos de Referencia. 

13. Reporte sobre los Programas IFSF

Con posterioridad a la conclusión de un programa, la Secretaría IFSF solicitará un reporte anual adicional sobre el impacto continuo del Programa IFSF al interior de la Administración Anfitriona.

14. Publicación de informes sobre los Programas IFSF

La Secretaría IFSF podrá elaborar y deberá remitir un Informe de resultados del Programa IFSF a la Administración Anfitriona para su aprobación y que se publicará, finalmente, en la página web www.tiwb.org/es.